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Management de projet et gestion budgétaire

Le contexte

La direction financière d’un groupe industriel français a mis en place un nouvel outil afin d’assurer la gestion budgétaire des projets informatiques.

En effet depuis quelques années les dérapages budgétaires sont systématiques et les chefs de projet informatiques ont du mal à appréhender cette dimension économique et surtout prévoir son évolution.

Pourtant l’enjeu est de taille. Avant de démarrer tout développement de nouveaux produits le coût à l’unité est précisément calculé et les coûts de développement considérés comme de l’investissement. Un dérapage budgétaire peut donc avoir des conséquences catastrophiques et réduire fortement les marges bénéficiaires.

Le nouvel outil a été déployé mais pour l’instant peu de chefs de projet l’ont intégré dans leur pratique.

Il est décidé de réunir les 50 chefs de projet lors d’un séminaire résidentiel de 2 jours.

L’objectif de formation

Les chefs de projet informatiques doivent intégrer durablement la dimension économique de leur projet et gagner en envergure afin de pouvoir mieux intégrer cette évolution dans la conception de nouveaux produits.

Il est donc décidé d’agir à deux niveaux :
- une appropriation de l’outil technique.
- un travail sur le comportement.

Le défi pédagogique

Pour une seule cession, ils sont trop nombreux.
Le format "deux jours" est beaucoup trop court si on souhaite atteindre ce type d’objectif.

Le dispositif de formation

La réponse : une articulation entre apports conceptuels et ateliers.

Il sera donc suivi le déroulement suivant :
- exposé en séance plénière (logiques, méthodes et outils principaux avec leurs modalités d’application et points critiques),
- échange d’expériences, travail en sous-groupe, étude de cas et/ou application de l’outil sur les projets et les problématiques soulevées (le travail est exclusivement collectif),
- restitution en plénière des travaux de groupes et consolidation de ces travaux par apport de la salle et de l’animateur : les omissions, les dérives, les applications erronées, etc.

Premier jour
Matinée Stratégie économique de l’entreprise par le directeur financier,

Témoignage d’un externe (benchmarking).

Après Midi 4 ateliers : freins rencontrés en terme budgétaires et échanges sur les bonnes pratiques,

Intervention en plénière sur le nouvel outil.

Deuxième jour
Matinée 4 ateliers sur la notion de « prix de revient »
Après Midi Comprendre les enjeux de la gestion budgétaire dans la conduite de projet complexe (la gestion des risques comme outil),

4 ateliers : recherche des facteurs et des dispositions permettant l’analyse du risque budgétaire,

Restitution en plénière

Conclusion

Même si au cours de ce séminaire 50% des chefs de projets auront été sensibilisés à la problématique, l’absence de suivi ou d’accompagnement sur du moyen terme après la formation, la voue à l’échec.

La création d’un groupe pilote se chargeant soit par l’exemplarité soit par la mise en place d’une politique d’approriation aurait été plus pertinente dans ce cas.

Le seul point positif aura été le côté festif de la rencontre. Le souvenir du bon repas et d’une soirée agréable facilitera par la suite la communication entre les deux directions.


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