A réception des réponses à un appel d’offre, la lecture mobilise souvent un comité de pilotage au sein de l’entreprise. Un travail important est fourni par chacun mais parfois il est remis en cause au moment où il faut passer du travail individuel au choix collectif.
Voici donc une méthode qui permettra, non pas de choisir la meilleure réponse à l’appel d’offre, mais d’optimiser le travail du comité de lecture en faisant émerger les deux, trois propositions qui sont les plus en adéquations avec les besoins de l’entreprise.
Cette méthode est basée sur une évaluation multicritère.
Dans un premier temps, le comité de lecture ou le chef de projet va définir quels seront les critères qui permettront de juger les différentes réponses.
Voici une liste de critères qui peuvent être pertinent de trouver dans une proposition. La liste est non exhaustive, des critères pouvant être enlevés ou ajoutés.
| Critères |
|---|
| Renommée de l’organisme |
| Pilote du projet |
| Compétence des intervenants |
| Professionnalisme des intervenants |
| Ingénierie pédagogique |
| Cohérence du dispositif |
| Documents pédagogiques |
| Prix/jour de formation |
| Compréhension
du cahier des charges |
| Précision de la proposition |
| Suivi des stagiaires |
| Evaluation de la formation |
| Pool d’intervenants |
On va attribuer un coefficient pour chacun des critères. Ainsi lors de la lecture des réponses à appel d’offres, le lecteur donne une note pour chacun des critères sans juger de l’importance de chacun pour lui.
Le coefficient varie de 1 à 3.
| Critères | Coefficient |
|---|---|
| Renommée de l’organisme | 3 |
| Pilote du projet | 1 |
| Compétence des intervenants | 0 |
| Professionnalisme des intervenants | 0 |
| Ingénierie pédagogique | 2 |
| Cohérence du dispositif | 1 |
| Documents pédagogiques | 0 |
| Prix/jour de formation | 3 |
| Compréhension
du cahier des charges |
0 |
| Précision de la proposition | 0 |
| Suivi des stagiaires | 0 |
| Evaluation de la formation | 0 |
| Pool d’intervenants | 1 |
Pour cet exemple, seuls 6 critères sont sélectionnés.
| Critères | Coefficient |
|---|---|
| Renommée de l’organisme | 3 |
| Pilote du projet | 1 |
| Ingénierie pédagogique | 2 |
| Cohérence du dispositif | 1 |
| Prix/jour de formation | 3 |
| Pool d’intervenants | 1 |
On obtient ensuite un degré de pertinence défini par les notes pondérées attribuées lors de la lecture.
| Critères Coefficient | Renom 3 | Pilote 1 | Ingénierie 2 | Cohérence 1 | Prix 3 | Pool 1 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Presta1 | 10 | 20 | 5 | 10 | 16 | 0 | 111 |
| Presta2 | 0 | 5 | 12 | 8 | 5 | 5 | 64 |
| Presta3 | 12 | 20 | 5 | 10 | 10 | 10 | 121 |
| Presta4 | 6 | 5 | 0 | 0 | 16 | 10 | 54 |
Deux propositions ressortent du lot. Mais parfois il peut être intéressant de tester la validité du classement par rapport à sa stratégie de formation.
Voici par exemple une liste de stratégies possibles :
Pour notre exemple, on va tester deux stratégies de formation possible :
On va de même ventiler des coefficients aux critères de lecture. Mais pour tenir compte de l’interdépendance des critères, cette fois la somme des coefficients devra être égale à 10.
| Stratégie | Renom | Pilote | Ing. | Cohérence | Prix | Pool | Somme |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sécurité | 2 | 1 | 2 | 2 | 1 | 2 | 10 |
| Image | 4 | 0 | 1 | 1 | 0 | 4 | 10 |
On regarde ensuite chacune des propositions à la lumière de la stratégie de formation. Pour cela on applique aux notes de chacune des propositions les nouveaux coefficients. Le tout est ramené à une moyenne sur 20.
Pour la "sécurité" :
| Sécurité Coefficient | Renom 3 | Pilote 1 | Ingénierie 2 | Cohérence 1 | Prix 3 | Pool 1 | Moyenne |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Presta1 | 10 | 20 | 5 | 10 | 16 | 0 | 14,33 |
Pour "l’image" :
| Image Coefficient | Renom 4 | Pilote 0 | Ingénierie 1 | Cohérence 1 | Prix 0 | Pool 4 | Moyenne |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Presta1 | 10 | 20 | 5 | 10 | 16 | 0 | 9,17 |
Ce qui donne pour l’ensemble des propositions :
| Stratégie | Presta 1 | Presta 2 | Presta 3 | Presta 4 |
|---|---|---|---|---|
| Sécurité | 14,33 | 10 | 17,33 | 8,83 |
| Image | 9,17 | 6,67 | 17,17 | 10,67 |
Très rapidement, simplement en se posant pour déterminer quels sont les critères importants de la réponse, on isole du lot la proposition du prestataire n°3 et éventuellement aussi celle du prestataire n°1 si on souhaite sécuriser cette action de formation.
Le fait que les membres du comité de lecture appliquent une grille de lecture commune permet d’isoler rapidement les 2, 3 propositions pertinentes. Lors de la première réunion de pilotage la discussion peut immédiatement aborder le fond des propositions les plus intéressantes.